Перший з KPI – Basic recovery rate або Базовий коефіцієнт завантаження.
Як ми пам’ятаємо, з постулатів попередньої статті: Ми (як компанія) купуємо робочий час у своїх співробітників, наймаючи їх на роботу та виплачуючи зарплату. І, звичайно, ми повинні розуміти, наскільки ефективна ця наша інвестиція, скільки ж із купленого нами часу повертається нам у вигляді доходу компанії.
Для цього і існує показник Basic recovery rate.
Формула для розрахунку дуже проста:
BR = Сума проданого часу / Фонд робочого часу
Під сумою проданого часу ми тут розуміємо всі години, які враховані у нас як ефективні: виставлені клієнту, покриті гарантією виробника, продані всередині компанії та час у дорозі, який оплачує замовник.
Фонд робочого часу – сума годин, куплених у співробітника, тобто:
Робочий календар + Позаурочний час (якщо ви оплачуєте його працівникам)
Як і практично всі KPI, цей показник має сенс розраховувати на довгих періодах (як мінімум місяць), оскільки більш короткі терміни не є релевантними значеннями для нормального аналізу та прийняття рішень, особливо в бізнесах, де завантаження може сезонно змінюватися.
Маленький приклад:
Припустимо, у нас є три філії, ми по них ведемо більш-менш постійний облік, на підставі якого змогли зібрати таблицю, що відображає врахований час з поділом по філіях та типу (платні/безкоштовні). Також ми маємо фонд робочого часу за даний період (у нашому випадку це 11 місяців якогось року) з урахуванням офіційного робочого календаря, термінів прийому на роботу співробітників та з врахованими овертаймами (колонка “Календар + овертайм” у другій таблиці).
На підставі цих даних ми і будуємо показник за вищезгаданою формулою: беремо “Платні” години і ділимо їх на загальний фонд доступних.
У нашому випадку ми отримали 57% – як зрозуміти багато це чи мало? І головне – куди поділися решта 43%?
Найпоширеніші шляхи витікання цих 43% це:
- відпустки
- лікарняні
- навчання
- робота “в офісі” щодо заповнення папірців (ой, документів
) - очікування підготовки до виїзду (склад, інструменти тощо)
- сезонний спад
- повторні ремонти за рахунок компанії (власна гарантія)
…
На якісь із цих причин ми вплинути не можемо 
, ми повинні давати людям відпустку, ми повинні їх навчати…, а на якісь можемо і ПОВИННІ впливати, зводячи їх до мінімуму.
При більш докладному розгляді ми можемо побачити, що у різних філій цей показник різний, що в різних місяцях цей показник різний, є філія, завантажена в січні на 17%, і є яка в жовтні перевантажена і її показник становить 99% (і тут , до речі, потрібно не радіти, а розбиратися в причинах: чи це не коректний облік, чи дійсно ми один і той же час змогли продати кілька разів, чи не доплатили співробітникам за позаурочний час).
Реальні показники ринку (як мінімум ринку дилерів сільгоспмашин) свідчать, що найкращі представники європейських дилерів досягають показника до 85%, а середній показник коливається близько 75%.
І таких показників можна досягти тільки при постійному контролі команди, роботою над зменшенням непродуктивного часу та оптимізацією процесів не тільки в сервісі, а й в інших підрозділах, своєчасному плануванні робіт, оптимізацією маршрутів, тощо.
То навіщо ж потрібен цей показник?
Насамперед, він дає зрозуміти, де в нас люди перевантажені і нам, швидше за все, необхідно думати про розширення штату.
Ми розуміємо, в які місяці ми недовантажені і повинні приймати рішення, що робити з цими простоями.
Де, можливо, у нас надлишок робочих рук, і тут потрібно приймати рішення або про скорочення, або передислокацію, або працювати з торговою командою із забезпечення завантаження.
Показник базовий і дає лише загальну поверхневу інформацію визначення основних шляхів наших подальших дій.
У наступній статті розберемо похідний від цього показник, який допоможе нам уточнити розуміння картинки та дасть конкретніші дані – Коефіцієнт продуктивного завантаження